Com o decorrer do tempo, é natural que as empresas necessitem atualizar seus dados cadastrais, desde a razão social, quadro de sócios, atividades e até mesmo o endereço da empresa.
Quando fazer as atualizações? Isso depende de cada empresa. Por exemplo, se ela teve entrada de novo sócio, essa atualização deve ser de imediato, para deixar registrado todas as informações coerentes com a empresa, que são de extrema importância devido aos procedimentos internos e também para que o quadro de funcionários esteja ciente de que tem mais sócios no estabelecimento.
A alteração contratual refere-se às atualizações das informações feitas no contrato social da empresa, pois todas as informações efetuadas na abertura da empresa podem ser atualizadas, a qualquer momento, pois mesmo parecendo ser um processo simples, ele é bem minucioso e requer atenção para que as informações sejam atualizadas de forma clara e assertiva.
Para ter uma noção de como é a alteração, e que na verdade não é um processo simples, vamos ter uma previa de todos os passos, os quais cada um depende de aprovação dos órgãos da Jucemat, Prefeitura, Receita Federal e Sefaz, para dar continuidade ao processo, que pode ser rápido ou não, dependendo do grau de complexidade das alterações.
1° PASSO – DOCUMENTAÇÃO
O primeiro passo é separar toda a documentação necessária para que sejam iniciadas as alterações necessárias. A documentação pode ser diferente de acordo com a alteração que a empresa vai realizar. Será necessário organizar os documentos de todos os sócios, quando for atualizar:
Para atualizar a entrada de novo sócio na empresa:
- CNH exportada diretamente do aplicativo, para evitar cópia autenticada em cartório.
- CPF e RG. Será necessário cópia autenticada, somente quando não se tem a carteira CNH exportada do aplicativo.
- Cópia da certidão de casamento, em caso de ser casado.
Para atualizar o endereço, de sede da empresa será necessário:
- Número imobiliário do imóvel onde encontra-se instalada a empresa, bem como um ponto de referência, para a empresa.
- Saber se no local possui habite-se e alvará de bombeiros.
Para atualizar as atividades exercidas pela empresa:
- Relação de todas as atividades exercidas pela empresa no decorrer dos anos, pois assim será possível fazer uma consulta e verificar quais CNAES estão faltando para a legalização das atividades exercidas, evitando assim problemas com o fisco, bem como ter mais amparo para participar de licitações ou quaisquer outros procedimentos fiscais, aos quais a empresa pode ter benefícios.
2° PASSO – CONSULTA DE VIABILIDADE
Com as informações organizadas, iniciam-se as consultas de viabilidade, que são muito importantes.
Caso seu objetivo seja apenas alterar o Capital Social ou uma alteração simples, como o quadro societário, por exemplo, essa viabilidade não é necessária.
Veja a seguir as alterações que precisam de uma consulta prévia de viabilidade:
- Nome Empresarial;
- Atividade Econômica;
- Natureza Jurídica;
- Endereço;
- Tipo de Unidade ou Forma de atuação.
3° PASSO – DBE – DOCUMENTO BÁSICO DE ENTRADA
Depois de consultar a viabilidade e ela ser deferida, inicia-se a atualização no DBE no Redesim, dentro do sistema do Coletor Nacional. É esse documento que vai formalizar todas as alterações desejadas.
4° PASSO – REGISTRO NA JUNTA COMERCIAL
Após o DBE ter sido gerado e aprovado, inicia-se o registro da documentação na Junta Comercial do Estado onde a empresa está localizada. Conforme formos preenchendo o sistema da Junta Comercial, os formulários serão disponibilizados para que o processo possa ser anexado na ordem solicitada e enviado para registro, onde primeiramente entrará em análise para a conferência de todas as informações e ser deferida pela Junta Comercial, finalizado com o registro digital, o qual atualizará automaticamente os dados junto a Receita Federal e Secretaria de Fazenda (Sefaz).
O último passo depois de realizar alterações contratuais é concluir o processo, realizando a alteração na Prefeitura do Município onde a empresa está sediada. Será preciso atualizar a Inscrição Municipal, o alvará de funcionamento e outros documentos, dependendo do caso e dos processos de cada município.
Constatamos que fazer uma alteração contratual não é tão fácil, porém ela é possível, necessária e de suma importância para o bom funcionamento da empresa. Ter todos os dados atualizados indica que a empresa está organizada com seus processos e atividades, a qual também está apta a ter sucesso e prosperidade.
